Hur många exemplar av årsredovisningen behövs?
Upplagan bestäms av vilka som ska få dokumentet i handen och inte av hur många som kan tänkas läsa det. Styrelse, revisor, bank, större kunder och arkivet står för grundvolymen, och därefter tillkommer de exemplar som delas ut vid stämman eller skickas till ägare.
De som måste ha ett tryckt exemplar
Underskrivna handlingar, revisorns exemplar och arkivexemplaret finns kvar som papper även när resten av organisationen läser digitalt. De behöver ofta ett stadigare utförande än de exemplar som delas ut.
Externa mottagare
Banker, finansiärer och större kunder får dokumentet som en del av en relation, och där räknas upplagan efter kontaktlistan. Ett tryckt exemplar väger tyngre i ett möte än en fil som skickas i förväg.
Ett överskott som håller året ut
Under året dyker det upp tillfällen då ytterligare ett exemplar behövs, till exempel vid en upphandling eller en kreditprövning. Beställ ett tiotal extra i stället för att göra en efterbeställning på några få.
Vad kostar det att trycka en årsredovisning?
En årsredovisning kostar från 1 800 kr exklusive moms, och priset räknas därefter fram utifrån sidantal, upplaga, papper, bindning och om inlagan ska vara i färg eller svart.
Vanligt spann 1 800 till 4 500 kr exklusive moms
| Upplaga | Cirkapris | Per styck |
|---|---|---|
| 25 st | 1 800 kr | 72 kr |
| 100 st | 2 700 kr | 27 kr |
| 250 st | 4 500 kr | 18 kr |
Beloppen är cirkapriser exklusive moms. Exakt pris sätts i offerten när format, papper, upplaga och efterbehandling är bestämda.
Sidantal gånger upplaga
Kostnaden följer det totala antalet sidor som körs, alltså sidantalet multiplicerat med antalet exemplar. En rapport på sextio sidor i hundra exemplar är en betydligt större order än en på tjugo sidor i trehundra.
Små upplagor är normalfallet
Årsredovisningar beställs oftast mellan 25 och 2 500 exemplar, och i den nedre delen av spannet väger uppsättningen tungt i totalen. Det är därför sällan lönt att dela upp beställningen i två omgångar.
Svart inlaga sänker kostnaden
Resultat- och balansräkning, noter och löptext fungerar utmärkt i svart. Låt färgen sitta på omslaget och på de uppslag som har bilder, så hamnar pengarna där de syns.
Vilken bindning passar sidantalet?
Bindningen väljs efter tjockleken och efter hur dokumentet ska hanteras. En tunn rapport klarar sig med klammer, medan en tjockare behöver en rygg som håller ihop den när den slås upp gång på gång.
Klamrad rapport under fyrtio sidor
Klammer i ryggen gör att rapporten kan slås upp helt och ligga kvar öppen på bordet. Sidantalet måste gå jämnt upp i fyra eftersom arken viks.
Limbunden rygg vid större sidantal
När sidantalet växer ger en limmad rygg ett stadigare dokument som står upp i en hylla. Ryggen kan dessutom tryckas med årtal och bolagsnamn, vilket underlättar i ett arkiv.
Omslag som tål hanteringen
Ett omslag i högre grammvikt än inlagan gör att rapporten behåller formen i en väska eller en portfölj. Skillnaden i materialkostnad är liten i förhållande till hur mycket den syns.
Hur får du tabellerna läsbara i tryck?
Siffrorna är det som faktiskt läses i en årsredovisning, och de tappar snabbt läsbarhet om uppställningen krymps för att få plats. Kolumnbredd, radavstånd och pappersyta avgör om en rad går att följa hela vägen från post till belopp.
Kolumner som får plats i bredd
Resultat- och balansräkningen har många kolumner, och de behöver bredden i A4 för att inte pressas ihop. Ett mindre format tvingar fram en så liten grad att siffrorna blir svåra att jämföra.
Radavstånd som håller ihop raden
En tabellrad läses vågrätt, och för tätt radavstånd gör att blicken glider ner en rad på vägen. Lite luft mellan raderna gör mer nytta än en linje mellan varje post.
Matt yta mot blänk
En matt eller silkesmatt yta ger mindre reflexer under takbelysning och i mötesrum. Ett blankt papper lyfter bilder men gör siffertabeller jobbigare att läsa.
Hur planeras tryckningen mot bolagsstämman?
Rapporten är klar 5-7 arbetsdagar efter godkänt korrektur, och limbindning kan kräva ytterligare något dygn. Stämman ligger fast i kalendern medan revisionen ofta blir klar sent, så beställningen behöver planeras bakåt från stämmodagen med utrymme för att de sista sidorna kommer i sista stund.
Underskrifter och revisionsberättelse sist
Sidorna med underskrifter och revisorns berättelse blir normalt färdiga efter resten av dokumentet. Låt sättningen bli klar utan dem och lägg in dem som ett sista steg i korrekturet.
Utskicket ligger utanför produktionen
Efter leverans ska rapporten kuverteras eller delas ut, och den tiden hör inte till tryckningen. Räkna in några dagar mellan leverans och det datum handlingarna ska vara framme.
Ska rapporten ha bilder och ett eget omslag?
Den ekonomiska delen är given, men allt runt omkring är ett val. Ett eget omslag och några bildsidor gör dokumentet till en presentation av verksamheten i stället för en ren redovisningshandling.
Bilder som visar året
Foton från verksamheten, en tidslinje eller ett par nyckeltal i grafisk form gör rapporten läsbar även för den som inte går in i noterna. Bilderna behöver hålla upplösning i den storlek de trycks i.
Omslag som håller över åren
En omslagsmall där bara årtalet byts gör att rapporterna ser ut som en serie i hyllan. Det sparar dessutom arbete varje gång ett nytt år ska sättas.
